fete typer kommunikasjon og design

Manpower gjorde nylig en undersøkelse som viste at knapt 11 prosent av norske bedrifter har regler for ansattes bruk av sosiale medier i arbeidstiden. Reglene er først og fremst til for å hindre produktivitetstap. Flere bedrifter burde ha et mer bevisst forhold til sosiale medier og hvordan de kan brukes positivt.

Sosiale medier er et ganske nytt fenomen, og mange bedrifter har ikke helt bestemt seg for hvordan de skal forholde seg til dem. At noen ønsker å forby ansatte å bruke Facebook eller Twitter i arbeidstiden kan virke forståelig, men det er neppe verken klokt eller effektivt. Sosiale medier er kommet for å bli, og ansatte kommer til å bruke dem enten du liker det eller ikke. En mer offensiv tilnærming er å se på sosiale medier som en mulighet til å øke bedriftens produktivitet, innovasjonsevne og omdømme. De aller fleste bedrifter ha en policy for sosiale medier, både for å utnytte mulighetene disse mediene byr, og for å redusere risikoen forbundet med dem.

Frykter produktivitetstap

De som kan huske tilbake til tidlig 1990-tallet da internett kom for alvor, husker også hvordan mange bedrifter forsøkte å regulere ansattes tilgang og bruk. Mange ledere så ikke nytten ved internett, bare faren ved at ansatte brukte for mye tid på surfing, og at det gikk ut over produktiviteten.

         I dag virker slike begrensninger på ansattes bruk av internett absurde. Det koster selvfølgelig noe at ansatte leser nettaviser i arbeidstiden, men dette produktivitetstapet veies opp mange ganger av de positive effektene av internett. Internett-tilgang er viktig både for kommunikasjon, kunnskapsbygging og markedsanalyser. Stadig mer effektive søkemotorer har gjort at enorme mengder kunnskap tilgjengelig ved et par tastetrykk, og det er ingen overdrivelse å si at internett er blitt et uunnværlig arbeidsredskap i svært mange bedrifter. Det merkes godt om det skjer en feil som gjør at bedriften mister tilgang til internett og e-post noen timer.

Skade på omdømmet

Sosiale medier kan være en trussel mot bedriften, men at ansatte bruker arbeidstiden på Facebook eller Twitter er trolig det minste problemet. Den største faren er manglende forståelse av hva sosiale medier er, og hvordan de kan påvirke din virksomhet.

         Skade på bedriftens omdømme er i dag den største risikoen ved sosiale medier, og den viktigste grunnen til at bedriften må ta dem på alvor. Uten at du vet det kan misfornøyde kunder eller tidligere ansatte sette i gang kampanjer mot bedriften, spre løgner eller lekke bedriftshemmeligheter. Negativ omtale i sosiale medier kan gjøre alvorlig skade på din bedrifts omdømme, og er du ikke selv tilstede kan du gjøre lite for å forhindre det.

         Hvis din bedrift ikke har en strategi eller policy for sosiale medier allerede, er dette første trinn: Sørg for jevnlig overvåking av hva som sies og skrives om din bedrift på Twitter, Facebook og i blogger.

Sikkerhetsrisiko

En annen grunn til at bedriften bør ta sosiale medier på alvor, er at de kan representere en sikkerhetsrisiko. Én mulig risiko ligger i at ansatte lekker fortrolige eller forretningskritisk informasjon – kanskje uten å tenke over at kunnskapen de deler med sine ”venner” raskt kan nå ut til mange flere. Det er også en mulighet for at hackere kan bruke sosiale medier til å trenge inn i bedriftens datanettverk, og stjele forretningshemmeligheter eller gjøre annen skade.

Mange muligheter

Bedriftens policy for sosiale medier bør likevel først og fremst være innrettet mot de mulighetene disse kanalene representerer. Sosiale medier er, skapt for dialog og deling av kunnskap, og det er dette du skal bruke dem til.   

         Kundekontakt er et åpenbart område for bruk av sosiale medier fordi du kan henvende det til mange personer samtidig. Det finnes en rekke bedrifter som bruker Twitter til kundekontakt allerede. Et spørsmål kan komme fra én kunde, men ditt svar på Twitter vil kunne leses av alle som følger deg.

         Internt samarbeid og internkommunikasjon kan også styrkes ved bruk av sosiale medier. Det finnes egne tjenester, som Yammer (yammer.com) der brukerne oppretter egne nettverk internt i en organisasjon. Yammer brukes til å holde hverandre oppdatert på oppgaver, dele informasjon og lenker. En bedrift kan ha flere Yammer-nettverk uavhengig av hverandre. En ansatt kan delta i nettverk for hele bedriften, for en prosjektgruppe eller avdelingen der han eller hun jobber.

Åpen innovasjon

Nyskaping og innovasjon er noe som tradisjonelt har foregått internt i bedriften, og i strengt hemmelighet for å unngå at konkurrenter stjeler ideer. Ulempen ved denne typen lukket innovasjon, er at bedriften går glipp av innspill og ideer utenfra. Enkelte bedrifter har begynt å ta i bruk sosiale medier for å skape arenaer for ”open innovation”. IBM har f. eks invitert kunder, samarbeidspartnere og ansatte til å delta i nettbaserte brainstorming-sesjoner for å forbedre eksisterende produkter og tjenester.

Rekruttering

Noen sosiale medier er mer ”seriøse” enn andre, og Linkedin er en tjeneste som kan være vel egnet for rekruttering. Linkedin brukes for det meste av enkeltpersoner for å skape profesjonelle nettverk, enten for å dele kunnskap, eller for å søke jobber. Målrettet annonsering gjennom Linkedin eller bruk av interne nettverk, kan øke sjansen for at du finner den rette til den ledige jobben. Det er imidlertid viktig å ikke la rekruttering over sosiale nettverk erstatte alminnelige kvalitetssikrings prosedyrer. I sosiale medier styrer alle sin egen profil, og det er ikke alle som lever opp til den profil de presenterer seg med.

Utnytt intern kompetanse

Sjansene er store for at mange av ansatte i din  bedrift allerede er ivrige brukere av ett eller flere sosiale media. Hvorfor ikke utnytte denne kunnskapen ved å oppfordre ansatte til å komme med forslag til hvordan sosiale media kan brukes på jobben? Arranger gjerne en intern konkurranse for den beste ideen.

         Det er også en god idé å utnytte den interne kompetansen på sosiale media for å lære opp de som ikke bruker Facebook eller Twitter. La dine interne ”eksperter” lære opp andre.

         Lag retningslinjer og en policy for bruk av sosiale medier, slik at dere kan dra nytte av dem uten å skade bedriften. Det er for eksempel viktig for ansatte å forstå at fotos fra julebordet eller firmafesten ikke nødvendigvis egner seg for publisering på Facebook. Det kan skade både bedriftens omdømme og framtidsutsiktene til dem som er avbildet.

         Det som imidlertid er viktig når du skal lage en policy for sosiale medier, er at du tar ansatte med på råd og beslutninger. På samme måte som verdier og visjoner må forankres hos de ansatte, må også en strategi for bruk av sosiale medier utvikles sammen med – og ikke over hodet på – dine egne medarbeidere.

(artikkelen er også publisert i Manpower Innsikt nr 1/2010)

Twitter er en mikrobloggingstjeneste der du maks kan skrive 140 tegn. Den begrensningen til tross er dette det sosiale mediet som journalister, kjendiser, politikere, bedriftsledere og opinionsledere bruker. Det er nettopp derfor du bør være der også.

Å skrive en Twitter-melding er som å sende en tekstmelding til mange samtidig. Meldingen kan leses av alle som følger deg på Twitter.  Skal du og din bedrift ha noen glede av Twitter er det derfor viktig å skaffe seg nok ”followers”. Du kan ikke tvinge noen, så her er oppskriften på hvordan du kommer i gang. Vær forberedt på å bruke tid, penger og engasjement.

1. Opprett en Twitterkonto

Det er enkelt og det er gratis. Gå inn på twitter.com og registrer deg. Alt du gjør deretter kommer til å koste deg tid og penger.

2. Finn ut hvem du vil følge

Begynn med å følge andre som bruker Twitter i bedriftssammenheng. For eksempel @SteinarJOlsen, daglig leder i #Stormberg og en meget ivrig tvitrer. Han har flere tusen som følger ham, og du kan følge kan du gå gjennom listen over de han følger og de som følger ham.

3. Delta i diskusjonen

Når du har begynt å følge @SteinarJOlsen og andre, vil du oppdage at det foregår en rekke debatter på Twitter. Delta hvis du finner noe interessant. Send gjerne en direktemelding til den du vil kommentere

4. Skaff deg ”followers”

Skal du ha noen nytte av Twitter, må du sørge for at noen følger deg – og ikke hvem som helst. Kanskje journalister, politikere eller ivrige bloggere? Uansett hvem som er din målgruppe, må du gjøre deg interessant ved synspunkter i debatter. Mange av de du følger vil også følge deg (som en gest), så jo flere du velger å følge desto flere vil sannsynligvis også følge deg. De fleste aktive tvitrerne følger likevel bare noen få, men kan ha flere tusen som følger dem.

5. Send direktemeldinger

På Twitter kan du sende direktemeldinger til alle som har en twitter-konto – også de som ikke følger deg. Om meldingen du sender blir oppfattet som relevant eller interessant er sjansene gode for at du får svar, og at de vil følge deg videre. ”Retweets” er nå andre videresender meldingen din til sine ”followers”.

6. Ha et budskap

Med mindre du er en kjendis eller politiker, vil ikke folk følge deg med mindre du har noe interessant å si. 140 tegn er ikke noe for de lange resonnementene, men du kan gjerne linke til en blogg eller nettside som utdyper det du sier. Du kan f.eks skrive : ”Har blogget om hvorfor staten bør senke #arbeidsgiveravgiften”.

7. Twitter er personlig

”Ikke gjør det!” svarte den amerikanske guruen på sosiale medier, Brian Solis (@briansolis) på spørsmålet ”Hvordan bruke sosiale medier til PR og markedsføring?”.  Poenget hans er at Twitter eller andre sosiale medier kke må brukes til rene salgsframstøt eller overtydelig markedsføring. Det er absolutt tabu. Folk er der for å diskutere og føre en dialog, med deg personlig. De vil ikke ha reklamebudskap, eller enveiskommunikasjon, men dine meninger, diskusjon og dialog.

8. Bygg omdømme og styrk merkevaren

Det sosiale medier kan gjøre for din virksomhet, er først og fremst å bygge omdømme og styrke bedriften som merkevare. Det er liten tvil om at #Stormberg tjener på det samfunnsansvar og miljøengasjement som kommer til uttrykk gjennom @SteinarJOlsens tvitringer. Om han selger flere anorakker? Vet ikke. Du kan jo spørre ham ved å sende en melding til @@SteinarJOlsen.